Sobre como ser mais organizado e produtivo!

A quantidade de pessoas que reclamam sobre “dar conta” de tudo o que tem por fazer e realizar está cada vez maior. Parece que 24 horas de agora não são mais como antigamente, nem muitos anos atrás. E não é novidade que a tecnologia e a internet só corroboram para que isso tudo amplie.

Mas a questão vai muito além de conseguir fazer o que é proposto, porque mesmo quando conseguimos, o custo mental e emocional pode ser tão alto que não vai valer a pena. Mas o que fazer então?

A nossa recomendação é priorizar, tirar tempo, para o que importa. E muito cuidado aqui, porque se tudo importa, quem pode ficar sem importância é você e a sua saúde.

A maneira mais simples de começar a se organizar é tomar conhecimento dos tipos de tarefas que você lida diariamente, justamente para separar o “joio do trigo” e evitar desperdiçar seu tempo com o que gera estresse e aumenta seu cansaço.

Em geral, consideramos que existem 4 tipos de tarefas que tomam a nossa atenção e que precisamos ter clareza da diferenciação para facilitar a decisão do que e quando priorizar, são elas:

– Atividades Fundamentais: é tudo aquilo que você não vive sem – o exame que está pendente de ser feito, momentos de qualidade com seu filho etc;

– Atividades Importantes: é tudo aquilo que está relacionado ao seu resultado, profissional ou não – visita a um cliente que comprava mas parou de comprar, captação de novos clientes etc;

– Atividades Urgentes: são todas aquelas importantes mas que tem prazo curto para ser feito – enviar um orçamento emergencial, ligar para um cliente que está descontente e bravo etc;

– Atividades Circunstanciais: são todas aquelas que não afetam seus resultados, nem são fundamentais, mas que você se compromete a fazer – acompanhar um amigo em um compromisso, elaborar uma planilha para um colega de trabalho etc.

É muito comum não haver separação entre o que é circunstancial e o que não é, e tratarmos tudo como importante ou urgente. Assim como não tirar tempo para o que é fundamental porque tratamos tudo como importante ou urgente.

Ao separar os tipos de atividade, você pode ter uma perspectiva clara do que ou o que está tomando sua atenção indevidamente.

Imagine em um folha sulfite você dividir o quadrante traçando uma linha na horizontal e outra na vertical para poder dividir os tipos de atividades e enxergar onde está o seu maior volume de demandas, com isso também, analisar se tudo o que está nesta lista realmente precisa ser feito por você ou se falta ainda tirar tempo para ensinar outra pessoa.

Um ganho muito comum também é o que chamamos de PODER DO NÃO, ou seja, aprender a falar não para o que não deve tomar sua atenção. E nem sempre um não é definitivo, pode ser não agora e você executar em um momento menos atarefado.

Existe uma pesquisa antiga, que conhecemos na Revista Venda Mais há uns 5 anos onde foi identificado que 15 minutos de planejamento diário equivale a 2 horas a mais de produtividade por dia. É um número muito importante tanto em relação a você conseguir “dar conta” das suas demandas, quanto ao que falamos no início deste breve artigo, te ajudar na sua saúde mental e emocional.

Às vezes, o sentimento de estar “afogado” em tantas atividades e por mais que faça muitas coisas, sentir que não sai do lugar, pode vir da falta de “separar o joio do trigo”.

Se você ainda tiver dúvidas sobre este tema, fique a vontade para nos contactar!!