Mas, antes, é fundamental que tenhamos o consenso em definir o termo “gargalo”, que nada mais é que qualquer coisa que restringe o fluxo de um departamento ou sistema.
Numa organização, essa restrição seria qualquer recurso para o qual a demanda é maior do que a capacidade disponível. Gargalos podem ser, geralmente, localizados onde se percebe que há pessoas esperando, pessoas com excessos de demandas ou trabalhos se acumulando.
Achar e remover esses gargalos é fundamental para um melhor desempenho da sua equipe, entretanto, para realizar essas alterações, nós precisamos falar de Gestão de Mudança.
Existe uma diferença bastante grande entre mudança e melhoria e, para termos os resultados que desejamos é fundamental que você tenha claro: Toda melhoria requer uma mudança, porém nem toda mudança traz melhoria.
Diante desse conceito, recomendamos que antes de qualquer ajuste no seu processo, você analise possibilidades como:
1) Mapear os processos executados: realize uma revisão nos processos atuais e atualize o processo de forma documental;
2) Dar acesso à informação às pessoas: fazer com que a informação esteja disponível aos empregados e permitir que eles sugiram mudanças, tomem boas decisões e executem ações que conduzem à melhoria, afinal, eles estão na operação e podem trazer boas considerações;
3) Cuidar do básico: há certos cuidados que precisam ser considerados e, por incrível que pareça, é necessário lembrar aqui: estamos falando sobre as necessidades básicas das pessoas; se não tiverem sido atendidas, não permitem que se obtenha melhorias significativas em suas áreas. A filosofia e prática dos 5S (é um programa de origem japonesa que foi criado a partir da aplicação de cinco conceitos: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seiso (senso de limpeza) , Seiketsu (senso de saúde e higiene) e Shitsuke (senso de autodisciplina)) é um exemplo desse conceito;
4) Usar automação: o fluxo de muitos processos pode ser melhorado pelo uso inteligente da automação. Considere a automação para melhorar o fluxo de trabalho de qualquer processo, para reduzir custos, reduzir ciclos, tarefas manuais repetitivas e para prover mensurações.
5) Conduzir treinamento: o treinamento é básico para o desempenho para que se consiga aptidão para a melhoria em qualquer departamento. Muitas mudanças não serão efetivas, se as pessoas não tiverem recebido o treinamento básico para a realização do trabalho. Isso deve incluir o “porquê”, assim como o “o que” e o “como”;
6) Indicadores: para identificar se qualquer mudança é uma melhoria ou não, é fundamental conseguirmos mensurar o resultado da mudança e é aí que entram os indicadores. Quando temos evidências da melhoria, o engajamento da equipe aumenta e, consequentemente, os resultados são atingidos ou remodelados.
Agora, nos conta, como é que você tem gerido as mudanças na sua empresa?
